中国教师发展基金会秘书处公文办理办法

第一章 总则

第一条 为实现中国教师发展基金会秘书处(以下简称“秘书处”)公文办理工作科学化、制度化、规范化,保证工作效率和工作质量,根据《党政机关公文处理工作条例》《教育部公文处理规定》和教育部办公厅《关于加强和规范直属单位发文管理的通知》等有关规定,结合秘书处实际,制定本办法。

第二条 秘书处公文办理工作是指公文拟制、办理、运转、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第三条 公文办理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。

第四条 力戒形式主义,切实改进文风,精简文件简报,没有实质内容、可发可不发的公文坚决不发,重复的公文坚决不发。

第二章 收文办理

第五条 秘书处办公室负责做好收文登记,凡带有“秘密”及以上密级的文件一律不得在电脑上登记,由保密工作负责人手工登记。

第六条 收文办理

办公室根据收文的内容及要求进行办理,主要分为收文传阅和收文办理。

(一)收文传阅

办公室负责文件传阅工作,秘书处领导和各部门传阅后退办公室,原则上互相之间不得横向传阅。在文件传阅过程中,任何人不得擅自抽取截留传阅卷中的文件,收文传阅分为保密件传阅和一般收文传阅。

1、保密件传阅的基本程序:

保密传阅件由办公室分管保密工作负责人负责文件的传阅,秘书处保密文电专管员负责领取、登记、保管及清点上交。具体按以下程序办理 :

保密文电专管员领取签收并登记后,由办公室分管保密工作负责人填写“保密传阅件目录”(附件1),在知悉范围内传阅后,由保密文电专管员清点并按规定暂行保管,接教育部通知后按要求及时、完整上交部保密机关。

保密文电专管员须将传阅件送达知悉人手中,并催促知悉人及时阅读。原则上保密件不得在知悉人处过夜。

2、一般收文传阅的基本程序:

办公室签收登记、汇总后填写“中国教师发展基金会秘书处文件传阅单”(附件 2)并制作基金会传阅卷,送秘书处领导阅示,送各部门传阅(除特别注明之外,传阅范围为全体工作人员),传阅完成后退办公室整理归档。

(二)收文办理

办公室根据收文的内容及要求,填写“中国教师发展基金会秘书处文件办理单”( 附件 3) 报秘书处领导,按照秘书处领导批示办理。

第三章 发文办理

第七条 秘书处发文包括签报、发文、介绍信等。

(一)签报

1、呈报教育部领导的签报(含请示、报告、情况汇报等),按以下程序办理:

各经办处室起草的签报由经办处室负责人审签后送办公室登记、编号 ;办公室核稿后由办公室送分管秘书处领导审签、秘书长签发并报送办公厅。

办公室负责催要已发出的签报。待部领导批示后,送秘书长阅示,根据各级领导批示办结后由办公室留存归档。

2、报送部内司局(单位)的签报,按以下程序办理:

各经办处室起草的签报由经办处室负责人审签后送办公室登记、编号;办公室核稿后由办公室送分管秘书处领导审签、秘书长签发;办公室将秘书长签发后的签报退回经办处室,经办处室自行负责签报的报送,并负责催要已发出的签报,按要求执行后交由办公室存档。

3、各处室报送秘书处领导的签报(含请示、报告、情况汇报等),按以下程序办理:

经办处室起草签报后由经办处室负责人审核后送秘书处领导批示,批示后经办处室根据领导批示办理并由经办处室留存归档。

4、呈报教育部领导的签报首页应使用教育部统一印制的司局签报纸(附件 4),各信息栏均应填写,后页用 A4 纸;发送部内司局(单位)的签报首页使用“中国教师发展基金会签报纸”(附件5),后页用A4 纸。签报正文要短而精,向部领导、相关司局(单位)领导请示、报告事项的,要说明缘由、协调沟通情况、有关意见建议;报送部领导属于紧急事项的签报,应在首页注明紧急程度(加急或特急)。要避免签报无页码、有附件不标明等情况。

5、向部内机关司局(单位)提供材料、反馈意见、答复事项的,原则上应以签报或秘书处函件形式发出。

(二)发文

1、发文办理的基本程序:

各承办处室起草的发文由承办处室负责人审签后报办公室(纸质版、电子版),办公室登记、核稿后送分管秘书处领导审签、秘书长签发;办公室将秘书长签发后的发文编制文号并退回承办处室,承办处室负责盖公章、发送,并将一份原件送办公室存档。

2、发文办理的注意事项 :

(1)发文首页用“中国教师发展基金会发文稿纸”(附件 6),正文首页用中国教师发展基金会红头纸,后页用 A4 纸。

(2)没有编号的文件不得对外发送。

(3)签报带发文的,按发文办理。

(4)重要公文在发文报批时须附起草说明,内容包括背景、起草过程、核心内容、与已有相关文件的关系、主要问题的处理、宣传意见和计划安排等。

(三)介绍信

指秘书处工作人员外出联系接洽事宜的凭据,按统一样本填写,格式及要求见(附件 7)。

第四章 行文要求

第八条 秘书处各处室行文要认真执行《教育部公文处理规定》,公文格式一般由标题、发文号、正文、附件、发文单位署名、发文日期、印章等部分构成,具体要求如下:

(一)标题由发文单位名称、事由和文种组成,应当准确、简要地概括公文的主要内容。公文标题中除法规、规章和规范性文件名称加书名号外,一般不用标点符号。标题字体用二号小标宋体字,回行时应当做到此意完整,排列对称,长短适宜,间距恰当,排列应当使用梯形或者菱形。

(二)发文号按照公文种类的不同使用规定类型的编号,编号由办公室统一编制并登记。发文号字体使用三号仿宋字体,位置在标题上行靠右。

(三)正文需做到公文种类适用准确、内容清楚、行文简洁。正文字体用三号仿宋字体,全文格式采用两端对齐、单倍行距。结构层次序数依次用“一、”“(一)”“1.”“(1)”标注 ;第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字。

(四)附件是附属于公文正文的其他材料,具有对公文进行补充说明提供相关资料等作用,是公文的重要组成部分。附件需在正文下空一行左空二字标明“附件:”及附件名称。如有多个附件,使用阿拉伯数字标注附件顺序号。

(五)发文单位署名为中国教师发展基金会;如以党支部名义发文,应署名中国教师发展基金会、中国教师发展基金会党支部。

(六)发文日期应署会议通过或秘书长签发文件日期,以党支部名义发文时,需署党支部书记签发文件日期。

(七)公文按照发文单位署名盖上印章后方有效。

第九条 发文文号的编制。公文文号根据公文种类的不同由办公室指定专人负责文号的编制、登记工作。

第十条 公文的草拟

(一)起草公文必须严肃认真;要做到符合党和国家的方针、政策以及法律、法规;要重点突出,观点鲜明,表述准确,结构严谨,条理清楚,直述不曲,字词规范;事实、数字和引文等要准确;要正确使用标点符号;篇幅力求简短。

(二)主办处室起草的公文,涉及其他部门职能范围内的事项,主办处室应当主动与相关部门协商取得一致意见。经协商不能取得一致意见的,主办处室应当列明各方意见及依据,提出意见,连同文稿一并报秘书处领导协调并审定。

第十一条 公文的审核

公文审核是指对公文草稿进行修改、加工、全面把关的过程。秘书处建立“拟稿人、主办处室负责人、办公室、秘书处领导”分级分工审核制度。

(一)拟稿人职责。拟稿人要认真学习公文办理常识、规定,积极履行岗位职责,做好公文草拟的各项基础工作。要确保公文内容质量,确保公文文种正确、体例准确、格式规范、信息和形式要件齐备。在填写签报纸或发文稿纸时,应在“拟稿人”一栏清晰填写姓名、联系电话。

(二)部门负责人核稿职责。重点把好内容关、数字关、文字关。内容上要注意实用性、准确性,是否做到有的放矢、切实可行,依据是否充分 ;数字是否准确无误,附件是否齐全;文字上要审核文稿质量是否符合公文写作要求,避免空话、套话,审核公文的结构是否合理,语句、标点是否正确,力求做到文字简洁、通畅。在对草拟公文审核并确认无误后,在“处长审核”或“主办部门领导核稿”一栏内填上姓名全称。

(三)办公室核稿职责。办公室核稿重点为 :是否需要行文、行文方式是否妥当、公文内容、体例、签发手续是否完备、附件是否齐全、格式是否统一规范。仔细核对:标题、发文单位署名、主送单位、抄送单位、密级、发文字号、缓急程度、成文日期等。在对所拟公文审核并确认无误后,在“办公室核稿”或“秘书处核稿”一栏内填上姓名全称。

(四)秘书处领导审核职责。重点把好行文关和政策法规关:

1、必要性审核。要确认行文是否必要,以什么形式行文,对可行可不行的,应坚决停止行文。对于发送范围广泛、主动公开的文件,通过基金会官方网站全文公开发布,不再印发纸质文件。

2、合法性审核。公文不能违反现行法律法规、方针政策,或与现行法律法规、方针政策相矛盾,尤其是涉及新情况、新问题对现行政策进行调整时,要反复推敲斟酌,力求表达准确,前后衔接。

在对所拟公文审核并确认无误后,在“分管负责人”或“主办处室领导核稿”一栏签署姓名。

第十二条 公文的签发

(一)对所拟公文各个环节审核无误后,由办公室负责送秘书长签发。

(二)秘书处公文由秘书长负责签发,经秘书长授权的,可由副秘书长签发。

第五章 公文的办理时限及督办

第十三条 公文办理时限

(一)办理人大代表议案、建议、政协委员提案,或者为有关司局(单位)提供答复参考意见,应在全国人大常委会办公厅、全国政协提案委员会规定的时限内,或者有关司局(单位)规定的时间内办结。

(二)教育部领导批示及交办事项,应按照尽快办复的原则抓紧办理,对注明时限要求的交办件,应在规定的时限内办结。

(三)凡文中注明办理时限的,应在规定的时限内办结。如在规定的时限内难以办结,应主动与来文单位协商延期办理。除因特殊情况并已征得相关方同意延期办理外,公文必须在规定时限内办结。对于无故拖延、误时误事,造成重大影响的,要依据有关规定对主办处室主要负责人和经办人进行严肃处理。

(四)传阅的公文各部门应尽量缩短传阅时间,为提高时效性,原则上每个部门应在一个工作日内传阅完毕并退回,急件按时限要求传阅。任何部门或个人不得积压传阅文件,有出差任务的同志,应在出差前将传阅文件传出。

第十四条 公文督办

秘书处建立分级督办制度。各主办处室在办理各类下发公文过程中,部门负责人负责督办。在办理部领导批示及交办事项、各部门有时限要求的公文及会签文、秘书长办公会议或秘书长专题办公会议确定的重要事项过程中,主办处室负责人负责督办。

办公室和主办处室建立公文督办联络员制度,办公室负责公文督办工作,做到紧急公文跟踪催办,重要公文重点催办,一般公文定期催办。

主办处室在办理公文过程中,涉及理事长、理事、监事、秘书处领导活动安排等重要内容的,在公文运转时要及时向办公室告知说明。

第六章 公文的整理归档

第十五条 公文的整理归档按《中国教师发展基金会档案管理办法》规定执行。

第七章 附则

第十六条 本办法未尽事宜,按照国家及教育部有关规定执行。

第十七条 本办法经中国教师发展基金会第五届理事会第十次会议审议通过,自印发之日起执行。

附件:

1、保密传阅件目录

2、中国教师发展基金会秘书处文件传阅单

3、中国教师发展基金会秘书处文件办理单

4、教育部司局签报纸

5、中国教师发展基金会签报纸

6、中国教师发展基金会发文稿纸

7、中国教师发展基金会介绍信